Gestão Documental

A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, ao arquivamento e à destinação de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário, no exercício de suas atividades, inclusive as administrativas, qualquer que seja o suporte de registro da informação. O objetivo é possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias às partes e às instituições do Poder Judiciário, o descarte da documentação não mais necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural.

Arquivos, por sua vez, são definidos como “conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”, conforme artigo 2º, da Lei nº 8.159/91. Dentre os arquivos públicos, incluem-se aqueles do Poder Judiciário, conforme artigo 7º da referida lei. (Manual Gestão Documental do Poder Judiciário / Conselho Nacional de Justiça. Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) – Brasília: CNJ, 2021, p. 17).

O Tribunal Regional Eleitoral do Acre, iniciou a implantação da Gestão documental a partir da Res. TRE-AC nº 1.695/2015, publicada no DJE em 25/05/2015, qua aprova o Plano Estratégido de 2015 a 2020, para melhoria do sistema normativo Institucional.

Em abril de 2019 o Regional constitui, através da Portatia Nº 59/2019 PRESI/GAPRES (0269442) a Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD), com o fim de realizar a adequação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e Plano de Classificação de Documentos (PCD).

Em maio de 2021 o Regional reorganiza, através da Portatia Nº 83/2021 PRESI/GAPRES (0422624) a constituição da Comissão, para dar continuidade aos trabalho e revisão do TTD e PCD baseada no conteúdo da minuta evento (0436822) do Processo SEI 0001492-18.2017.6.24.8000.

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – (CPAD) , de formação multidisciplinar, foi criada a partir da Portaria n. 328/2011 (P.A. Corregedoria n. 8.584/2011 - SEI 0268777), inicialmente constituída pelos Servidores: Maria de Fatima Nascimento Lima (SLDAG), Maydano Fernandes de Miranda (CRE), Maria Goretti Hadad Farias (SEJUD), Cristiane Melo de Souza Firmino (COGEP), Francisco Claudio Rodrigues Barbosa (História), Rose Jocely Lopes dos Santos Moreira (STI), Francisco das Chagas Monteiro de Santana (COGEP), Rogério Ferreira de Sousa (ASJUIZ), é responsável pela análise de temporalidade dos documentos que tramitam no Tribunal Regional Eleitoral do Acre, zelando pela aplicação dos critérios de valores arquivisticos dos documentos.

A Comissão foi instituída nos termos da Resolução nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça-CNJ, por meio da qual determinou observância às normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos.

Tem atribuições e composição previstas nos arts. 11 e 12 da Resolução n. 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça e cabendo-lhe, juntamente com as unidades de gestão documental:

Orientar a avaliação de documentos;
Identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos processos e documentos (art. 11, inciso II); e
Realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário
Promane, instituído pelo Conselho Nacional de Justiça, sobre questões relativas à gestão de memória (art. 11, inciso V).

Sua composição conta, entre outros, com um servidor responsável pelas atividades de memória do Tribunal Regional Eleitoral do Acre (art. 12, inciso II), um servidor graduado em curso superior de arquivologia (art. 12, inciso IV) e um servidor graduado em curso superior de história (art. 12, inciso V).

Está constituída pela Portaria n° 83/2021 , evento (0422624), com a finalidade de criar, revisar e aprovar os instrumentos de gestão arquivista, representados pelo Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade de Documentos e Manual de Destinação, tanto da área administrativa, quanto da judicial, proceder às adaptações que se fizerem necessárias e autorizar o descarte de documentos sem valor histórico, informativo e científico, constante nos referidos arquivos, baseados na Res. nº 1.741/2019 do TRE-AC.

Composição atual

Francisco Claudio Rodrigues Barbosa (História)

Francisco das Chagas Monteiro de Santana (COGEP)

Lucir Rocio Vaz (STI)

Maria de Fatima Nascimento Lima (SLDAG)

Maria Goretti Hadad Farias (SEJUD)

Maydano Fernandes de Miranda (CRE)

Sander Samuel do Nascimento Araripe (1º grau)

Sharlene Lira Sandra de Vasconcelos (COGEP)

Atos e deliberações administrativas

Ato Administrativo	Descrição	Número SEI	Data Início	Data Decisão	Desc. Evento	Evento
Regsitro Reunião (ATA)	Revisão e análise da minuta de criação do Selo Histórico (evento 0426263) apresentada pela CMJEAC nos autos do processo SEI 0001175-20.2021.6.01.8000	0000662-8.2022.6.01.8000	14/07/2022	18/07/2022	Ata CPAD	0510842
Regsitro Reunião (PAUTA)	Revisão e análise da minuta de criação do Selo Histórico (evento 0426263) apresentada pela CMJEAC nos autos do processo SEI 0001175-20.2021.6.01.8000	0000662-8.2022.6.01.8000	11/07/2022	14/07/2022	Pauta Ata CPAD	0510271
Registro Reunião (ATA)	Deliberações da CPAD	0000662-8.2022.6.01.8000	27/04/2022	03/06/2022	Ata CPAD	0499241
Pauta Reunião (ATA)	Pauta de reunião da CPAD	0000662-8.2022.6.01.8000	27/04/2022	27/04/2022	Pauta Ata CPAD	0499233
Parecer 3ZE	Parecer favorável ao descarte de Documentos da 3ª Zona Eleitoral	0001850-1.2021.6.01.8003	02/09/2021	03/06/2022	Parecer	0499113
Parecer 6ZE	Parecer favorável ao descarte de Documentos da 6ª Zona Eleitoral	0000732-7.2022.6.01.8006	04/04/2022	03/06/2022	Parecer	0499300
Parecer 9ZE	Parecer favorável ao descarte de Documentos da 9ª Zona Eleitoral	0001802-4.2021.6.01.8009	08/09/2021	03/06/2022	Parecer	0484647
Registro Reunião (ATA)	Construção e levantamento dos atos gerados da CPAD, na página no portal da internet do Tribunal;	0000662-8.2022.6.01.8000	28/03/2022	27/04/2022	Ata CPAD	0484609
Registro Reunião (ATA)	Participação na 10ª Reunião do Grupo de Trabalho LGPD	0000662-8.2022.6.01.8000	30/03/2022	27/04/2022	Ata CPAD	0485343
Registro Reunião (ATA)	Pauta Reunião (0491355) Organização das atividades da Comissão e avaliação dos relatórios de descarte de documentos.	0000662-8.2022.6.01.8000	25/04/2022	27/04/2022	Pauta Ata CPAD	0487101
Registro Reunião (ATA)	Organização das atividades da Comissão e avaliação dos relatórios de descarte de documentos.	0000662-8.2022.6.01.8000	27/04/2022	25/04/2022	Ata CPAD	0491355
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento da lista documentos para descarte da 3ª Zona Eleitoral.	0001850-1.2021.6.01.8003	30/08/2021	14/10/2021	Relatório CPAD	0449406
Registro Reunião (ATA)	Manifestação de concordância com a Resolução 324 de 2020 do CNJ e conforme Manual de Gestão da Memória	0001175-0.2021.6.01.8000	16/06/2021	31/08/2021	Ata SLDAG	0439658
Registro Reunião (ATA)	Diagnóstico situacional da memória 2021 do TRE-AC	0001041-0.2021.6.01.8000	27/05/2021	02/06/2021	Minuta SLDAG	0424351
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento de documentos com ressalvas de documentos do cartório da 3ª Zona Eleitoral	0003082-1.2017.6.24.8003	15/08/2017	26/05/2020	Informação SLDAG	0222673
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento de documentos documentos listados pela 4ª ZE	0001053-9.2020.6.01.8004	22/04/2020	20/05/2020	Informação ASJUIZ	0352201
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pela autorização do descarte documentos eleitorais do cartório da 2ª Zona Eleitoral do Acre	0003290-6.2019.6.01.8002	28/11/2019	11/12/2019	Informação ASJUIZ	0323245
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento de documentos documentos listados pela 6ª ZE	0001327-5.2018.6.01.8006	18/04/2018	12/12/2018	INFORMAÇÃO	0251026
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento de livros e obras bibliográficas, em estado de inservibilidade (obsolescência)	0004327-6.2017.6.24.8000	14/11/2017	24/09/2018	Informação SLDAG	0224444
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento de documentos documentos listados pela 4ª ZE (0016546 e 0016549)	0003443-6.2015.6.24.8004	08/10/2015	12/02/2016	Despacho 1103	0043345
Registro Reunião (ATA)	CPAD se manifesta pelo desfazimento da lista documentos para descarte da 3ª Zona Eleitoral.	0001617-5.2015.6.24.8003	02/09/2015	28/01/2016	Despacho 652	0041893
Portaria n° 83/2021	Portaria de designação de servidores para compor CPAD	0001492-8.2017.6.24.8000	25/05/2021	25/05/2021	Portaria	0422624
Portaria nº 59/2019	Portaria de designação de servidores para compor CPAD	0001492-8.2017.6.24.8000	02/04/2019	02/04/2019	Portaria	0269442
Portaria nº 138/2012	Portaria de alteração da portaria 328/2011, substituição membros da CPAD	PA 8.584/2011	17/05/2012	17/05/2012	Portaria	0268782
Portaria n. 328/2011	Ato constitutivo de criação do CPAD, processo administrativo, origem Corregedoria n. 8.584/2011	PA 8.584/2011	20/09/2011	20/09/2011	Portaria	0268777

Atos que regulamentam o Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental do Acre (CPAD)

Normativos	Descrição
Portaria CPAD Nº 83/2021 (formato .PDF, tamanho 121 kB)	Designação de servidores para, sob a presidência do primeiro, constituírem a Comissão de Avaliação de Documentos (CPAD), com o fim de realizar a adequação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e Plano de Classificação de Documentos (PCD) deste Regional.
Resolução TRE-AC nº 1.741/2019	Resolução TRE-AC n. 1.741/2019 aprova o Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, estabelece os procedimentos para conservação e desfazimento de documentos e materiais eleitorais, no âmbito da Justiça Eleitoral do Acre, e dá outras providências.